Check-In

Wie verändert sich die Dynamik einer Gruppe, wenn jede und jeder von Anfang an gehört wird und ganz im Hier und Jetzt ankommt?

Ein gelungenes Meeting beginnt nicht erst mit der Agenda – sondern mit den Menschen, die daran teilnehmen. Doch oft betreten wir Besprechungsräume noch halb in Gedanken an das letzte Telefonat, die ungeklärte E-Mail oder den vollen Terminkalender. Der Check-In bietet eine wertvolle Möglichkeit, bewusst im Hier und Jetzt anzukommen, den Kopf frei zu machen und sich auf die gemeinsame Zeit einzulassen.

Der Check-In ist weit mehr als eine organisatorische Begrüßung – er schafft die Atmosphäre, in der ein Treffen gelingt. Er gibt den Teilnehmenden Raum, wirklich anzukommen, sich auf das Thema einzulassen und miteinander in Kontakt zu treten. Dabei muss er nicht kompliziert sein: Schon eine einfache Frage oder eine kurze Achtsamkeitsübung kann helfen, den Fokus zu schärfen und ein Gefühl von Präsenz zu schaffen.

Immer, wenn eine Gruppe neu zu arbeiten beginnt. Denn unabhängig davon, ob sich die Menschen bereits kennen oder nicht – macht es einen großen Unterschied, mit welcher Aufmerksamkeit die Einzelnen zu Beginn wahrgenommen werden. Ein effektiver Check-In dauert oft nur wenige Minuten, hat aber eine große Wirkung: Er hilft, die Gruppe von Anfang an zu aktivieren, ein Gefühl von Verbundenheit zu schaffen und das gegenseitige Zuhören zu fördern. So spürt jede Person direkt: Mein Beitrag zählt. Wer bewusst ankommt, kann sich besser konzentrieren, offener kommunizieren und produktiver zusammenarbeiten.

Der Check-In kann ganz informell gehalten werden, um eine natürliche und ungezwungene Atmosphäre zu schaffen – oder bewusst als Ritual gestaltet werden, wenn dem Auftakt eine besondere Bedeutung verliehen werden soll. Oft wird auch die Mitte des Raumes gezielt gestaltet, um die Aufmerksamkeit zu bündeln und eine einladende Atmosphäre zu schaffen. Je nach Ziel, Gruppe und Setting können verschiedene Methoden eingesetzt werden, um das Team zu aktivieren, das Vertrauen zu stärken und eine Atmosphäre der Offenheit zu schaffen.

Viele Menschen haben mittlerweile Achtsamkeitsmethoden aus Meditation, Yoga oder Coaching für sich entdeckt. Diese können auch im Business-Kontext helfen, den Geist zu beruhigen und sich auf das Wesentliche zu fokussieren.

• Stille-Moment: Ein paar Minuten in der Stille sammeln, um durchzuatmen und bewusst in den Meeting-Modus zu wechseln. Eine sanfte Musik kann helfen, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.
• Körper-Scan: Ein kurzes Wahrnehmen des eigenen Körpers – Wo spüre ich Anspannung? Was kann ich loslassen? – kann helfen, physisch und mental präsenter zu sein.

In vielen beruflichen Kontexten hat sich die Bedeutung von Reflexion und Austausch etabliert, um eine klare und fokussierte Kommunikation zu fördern. Diese Methoden helfen, den Einstieg in ein Meeting bewusst und achtsam zu gestalten, indem sie den Teilnehmenden Raum geben, sich auszutauschen und ihre Gedanken zu ordnen. So wird die Grundlage für eine produktive und harmonische Zusammenarbeit geschaffen.

• Vorstellungsrunde: Eine kurze persönliche Vorstellung, um erste Berührungspunkte zu schaffen. Möglichst offene Fragen, die über Name und Beruf hinaus gehen, erhöhen die Chance für glückliche Zufälle und persönlichere Begegnungen.
• Einfache Stimmungsfrage: Schon die Frage „Wie geht es euch heute Morgen?“ kann reichen, um die Stimmung einzufangen.
• Ungewöhnlicher Impuls: Eine spielerische Frage wie „Mit welcher Superkraft würdest du heute am liebsten arbeiten?“ kann für Lockerheit sorgen.
• Raumstatistik: Eine gedachte Skala im Raum ermöglicht eine physische Standortbestimmung, z. B. zur Frage: „Wie vertraut bist du mit dem heutigen Thema?“
• Circle of Expectation: Die Gruppe bildet einen Kreis, während eine Person in die Mitte tritt und ihre Erwartungen an die Veranstaltung äußert. Alle, die diese Erwartung teilen, treten ebenfalls in den Kreis. So werden Erwartungen und Gemeinsamkeiten der Teilnehmenden gleich zu Beginn sichtbar.

Entscheidend ist, dass sich alle aktiv beteiligen können und von Anfang an spüren, dass ihr Beitrag zählt.  

Beim Zukunfts.Dialog im Großen Walsertal wurde der Check-In bewusst genutzt, um eine persönliche Verbindung zur Region und zur Gruppe herzustellen. Die Teilnehmenden wurden eingeladen, mit nur einem Wort oder einem kurzen Satz auf die Frage zu antworten: „Worauf bist du stolz im Großen Walsertal?“ 

Die Antworten waren so vielfältig wie die Menschen im Raum – von „schöne Natur“ über „Gemeinschaft“ bis hin zu „Familie“. In wenigen Minuten entstand eine spürbare Atmosphäre der Verbundenheit. Jede:r brachte einen kleinen, persönlichen Einblick ein, und gleichzeitig wurde deutlich, welche Werte und Themen die Region prägen. 

Dieser Check-In dauerte nicht lange, hatte aber eine große Wirkung: Er half, Hierarchien aufzulösen, die Gruppe in einen aktiven Austausch zu bringen und einen positiven Rahmen für den weiteren Dialog zu setzen. Ein gelungener Check-In zeigt, wie wichtig es ist, Menschen nicht nur mit Inhalten, sondern auch auf einer persönlichen Ebene abzuholen – und genau das kann über den Erfolg eines Treffens mitentscheiden. 

Weitere Informationen:
Check-In in Meetings: Ein Schlüsselwerkzeug für effektive Führung und Teamdynamik - WIWEKO® Kompetenzinstitut